秘书下属怎样给领导怎样发微信？窍门 都在这里 发微信，我们当下日常生活中再普通不过的小事，在 职场中却是一件必须被重视的大事。尤其对于秘书工作者 而言， 在与领导进行微信沟通的过程中，怎么发送信息， 通过什么方式发，又如何让领导看的明白、看着方便，是 我们必须思考和做好的一项重要工作。 01 能打字就不要发语音 在使用微信与领导进行工作交流时，最重要的是清晰、 准确地传达信息。此时，文字便具备了无可比拟的优势。 秘书人员出于习惯或为图方便而选择发语音信息，往往会 给领导带来诸多不便。 一是收听语音易受到干扰。如果领导正在处理其他事 务或周边环境较为嘈杂，收听语音的效果肯定不佳。二是 对收听环境有较高的要求。如遇到会议等某些无法正常使 用手机的场合， 极易造成当众外放不合适、听筒模式听不 清的尴尬局面。三是语音信息处理时间长。若遇上较大信 息量的往来，领导则需要拿出同样甚至多倍的时间去处理 语音信息，白白浪费了时间。四是语音相较文字不易归纳 和反复观看。由于微信不支持语音快进与暂停等功能， 一 旦中断收听则只能再听一遍。五是语音转换文字无法尽如 人意。由于口音、翻译等造成的语句断裂、错字更是屡见 不鲜。六是发送语音往往由于网络状况、发送环境等容易 产生卡顿、不清晰等情况。所以，发送语音看似“ 高效”， 实则是“方便了自己，难为了领导”。当然，只要选择好 合适时机，偶尔发发语音也未尝不可。 02 文字内容务必排版 给领导发送微信一定要条理清晰、简洁明了。一段严 谨规范的信息能让领导在阅读瞬间就抓住重点、看到关键 这既为领导处理信息节约了时间， 也为你尽快赢得领导 “回复” 抓住了主动权。 做好以下两点， 你将获得事半功倍的体验：一是要为 内容编号。无论是使用数字 123 还是符号①②③，或者第 一第二第三，在信息输入上不用耽搁多少时间，就能轻易 实现。二是在编号的基础上，要舍得空行与换行，这个小 小的举动，方便领导厘清信息。 比如：座谈并观看公司宣传片，我们需要准备：1.企业 简介、2.产品图册、3.××等，另需布置会场、安排保障车辆 等。”这样乍一看并没有什么不妥之处，其实并不能让领 导“秒懂”，假如按上述两点要求调整一下版面，变成如 下样式： “李总好！下周三，××公司董事长将到我单位探讨相 关商业合作事宜，我已按对方需求做了如下准备： 日程安排： ①参观 a 车间、b 中心； ②一会议室观看宣传片、座谈。 材料准备： ①企业简介； ②产品图册。 会场布置、车辆保障等工作按标准流程进行。 妥否，请您批示！” 这样一来，信息的层次感和工作安排的条理性同之前 相比高下立判，同时也便于领导发现安排细节中的不足， 并提出改进意见，对高质量完成工作的好处不言而喻。 03 传输文件最好配上简介或摘要 微信强大的文件传输功能给工作带来了极大便利，但 是秘书人员如果一股脑地把各类电子文档发送给领导而不 加解释，大概率会让领导“不明就里”，甚至会让领导觉 得你办事唐突。此外，由于每个人所使用手机的型号、操 作系统不大相同，文件传输后产生的格式错误、乱码、加 载速度缓慢甚至无法打开等问题更是常有发生，而一旦出 现上述问题，在领导心目中你工作“没有做到位”的错觉 将在所难免。 所以，这就需要你提前通读文件，将关键事项、要求 等要点加以提炼后以文字形式发送给领导，这既能锻炼你 的文字概括能力， 又能让你协助领导做好事务安排。如你 接收到一份需要领导参会的通知，而短时间内又无法面呈 领导，你可将文件以电子文档的形式发送给领导，并配上 简介： “李总好，刚刚收到××单位邀您参会的通知，需于今 日下午 17 ∶00 前报送参会信息， 您是否需要参会？ （详 情请您查阅上方××文件） 会议名称：××研讨会。 时间：8 月 21 号 （周三）。 会期：全天。 地点：××会议中心。 要求：着便装、提前 30 分钟入场……” 如此稍作说明，领导便可通过文字大概知晓主要信息， 及早作出决定，给予反馈。即便文件传输出现一些非人为 的纰漏，也只需重新发送一份即可。同样，无论是发送图 片还是视频等均可按上述方法操作。 04 语气词＋肯定句要常用、用好 秘书人员与领导“线下” 沟通交流几乎是不存在任何 障碍的， 若将场景切换到“ 线上”，有些看似无关痛痒 的“文字表达”却比现场“声、像、形”的传达少了不小 的语言影响力和情感扩张力。下面就日常场景举例： 一、领导交办临时任务。李总：“小徐，5 分钟后有客 人来访，请布置接待室。”小徐回复：“好。”“嗯” 或 者“哦”。 显而易见，小徐的回复表示收到或明白了领导的意思， 但是如果换成“好的。马上进行布置”，或者“嗯呐。现 在就来布置”，或是“哦了。立刻准备布置”等，领导对 你工作态度的主动性和完成任务的及时性就会有截然不同 的感觉。 二、领导安排布置工作。李总：“小徐，下周一召开 生产安排会，请收集汇总各部门资料。”小徐回复： “好”“嗯” 或者“哦”。 同样看似正常的回复，在此场景下却变得有些不是 “滋味”，领导作何感受更是无法推测，然而一旦换成 “好嘞，本周内一定完成”等表达，这种让领导放心的精 神状态和工作态度也就自然寓于字里行间。当然，话说得 漂亮，别忘记事儿也要干得漂亮。 05 “感叹号”要慎用“句号”要讨巧 标点符号作为帮助人们准确地传达思想感情和理解书 面语言的重要辅助工具，在微信中的使用同样不可或缺， 除了正常使用标点符号外，秘书人员尤其要留意“！”和 “。”的使用。 “！”作为感情符号，在秘书与领导的交流中一般适 用于向领导“报喜”或表达自我情感波动， 比如：“ 李 总， 我司××比赛荣获一等奖！我也荣获先进个人，感谢您 的鼓励和支持！”或“今日未能按时完成任务， 请您批 评！” 等。而不适用于“请示”“重要事项提醒”等场景。 比如：“收到急件！请您查阅！”“您的 航班将于 9:00 起飞！”这难免 有些“强迫”“命令”领导的意味。 由于微信不支持“加粗” “色彩”等功能，“【】” 则是一个很好的替代选择， 比如，“收到 【急件】，请 您查阅。”“您的航班将于 【9:00】起飞。” “。”是书面交流中使用频率最高的符号之一，在微 信交流中有一个几乎达成共识的使用方式， 即叠加使用句 号“。。。。。。”，用来表示“由于主客观因素无法直 接表述的原因、理由”或“个人面临的困境”。 如领导询问某项目进展情况，你对领导说“项目暂时 还无法完成。。。。。。”的“隐性”意思传达和“项目 暂时还无法完成”的直白表述，想必会让领导 “。。。。。。”！当然，我们不提倡在符号的使用上 “咬文嚼字”向领导“讨巧”，更不支持言语表达上的 “生、刚、强、硬”，让人看着不舒服。 06 表情使用要适度 坚决拒绝浮夸恶搞 表情，作为微信文本交流外的“霸主”，使用好了有 利于秘书人员拉近与领导的心理和情感距离，而不区分交 流场景、不加节制的滥用表情，则随时有可能让领导对你 的良好印象土崩瓦解。要想在与领导交流的过程中正确自 如地使用微信表情， 掌握好以下 4 个窍门十分必要。 一是尽量不主动使用表情，毕竟再“正式”的表情也 有“偷懒”“不愿打字”的嫌疑； 二是正确使用领导“ 偏好”的表情，这就需要对领导在不同场景下高频率使用 的表情加以收集和整理，并对应场景使用；三是不滥发表 情，在与领导对话时全靠表情交流既不礼貌又易使人厌烦 四是懂得自尊自爱，坚决拒绝使用各种网络浮夸恶搞的表 情包，除非你想挑战领导的“底线”。 总而言之，秘书工作者在与领导进行微信交流的过程 中，不仅要把握好技巧，而且要坚持让“ 自己多做一些”， 让“领导方便一些”的理念， 这不仅是秘书工作的一种态 度、一种方法，更是在各项看似普通的秘书工作中不断提 升自我工作能力的不二法宝。